展览会布展预算编制方法

帝盟展览   2014-11-14

如何区分正常的营销费用和展览会布展费用?

在投资初期,展位租用的费用是最大的,但随着后期对展台的持续营销宣传,这个营销费用也很容易超过初期的投资成本。
在展台营销上,制定预算并维持一个精准的投资回报率(ROI)
制定预算时,要考虑到展览费,现场费用和展会服务费

展览会布展预算要明晰且有可行性
企业制定的展览会布展预算要有可行性,要包含所有相关费用。营销支出和展览会布展支出之间的界限也有些模糊,您需要创建一个清楚的预算表将它们区分开来。

在投入初期,租赁展位的成本是最高的。然而,随着展会营销的进程推进,展览会布展的费用很容易超过了展位的初始租赁成本,而且超出通常都很多。因此,构建一个预算时,先评估一下公司的财务能力,是否能够负担得起定期参加展览会。其次,权衡缩减预算的影响,在某些行业,缩减展览会布展的投入甚至比一开始就不参展更糟。

创建一个展台预算
公司制定的参展预算要能够以精确的投资回报率来衡量。你需要考虑展览会布展和展后的营销费用,差旅费,住宿费和活动支出。此外,你还要考虑到物流费,劳动费,地毯费和电费的因素,这些费用也很重要。大多数的展览会布展公司会收取特定的展览设计劳务费。大多数货运物流公司也将根据展览方提供的尺寸和重量来评估运输费用。甚至一些货物运输中的损坏或重复搭建也要考虑到。一般情况下,搬运货物时,由于路上的振动和叉车的冲击,展品包装可能会被损坏,但常识会确定展品包装时否足够被重复使用。

当然,不要忘记考虑您的展品的使用寿命,并给每次展示分配一个成本。平均来说,一个展品有效期为三年。
下面是一个例子:一个平均每年参加6个展会的买家,正在考虑两个成本相同的20×20的展台设计。第一个展台重量可能比第二个轻50%,节省运费和运输成本; 但第二个展台的设计搭建时间仅仅是第一个的一半,节省劳动力成本。另外,第二个更容易被装箱,使用寿命也比第一个长出20%,有一个更高的转让价值。在作出最后决定之前,您需要考虑所有这些费用。帝盟展览的专业顾问可以帮助您轻松衡量每个展台的费用。
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计算您的预算
当制定预算的时候,也要考虑到现场费用和展会服务费。上门费和展会服务费可以根据主办方提供的形式来计算。如下所示,(这些汇率取决于展会。不包括旅游,餐饮,住宿,促销激励,也不包括正常的工资开支。)

*参展费用
展位价格(相关阅读:《参加展览会如何选择展位》)
数量
重量/包装

*现场费用
展位大小(相关阅读:《到底要订多大的展位》)
起重机租赁
家具和植物
视听设备
地板

*展会服务
拖运(把展品从仓库托运您的展位)
电力/电工
互联网连接/电话
装修队
劳务费(搭建和撤馆)
展位清洁
展位保安

在某一特定展会中,创建一个明确的预算,并根据实际支出来进行比较,这是跟踪和管理您投资总额的最佳方法。如果您在零售展会上销售产品,那么ROI是很容易被衡量出来的。如果你的展会目标是想明确一个品牌和市场定位,那么投资回报率是很难衡量的。此外,其他的一些利益也很难衡量,但肯定都是有价值的。这些无形的效益可以是直接的,也可以是间接的,展会营销人员也在从中寻找权衡着,权衡它们不参展的机会成本。

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